「オフ会は開催したいけど、どうすれば良いのか分からない」
初めての方なら、そう考える方もいるでしょう。
しかし、小さな規模のオフ会でしたら、特有の心得に配慮さえできれば、飲み会の幹事と変わりません。
今回の記事では、オフ会の開催の仕方や、会場選びの要点を紹介します。
オフ会をやろうと思い立った時は、確認をしておきたいことがあります。
まずオフ会の目的が何かを決めておきましょう。
同じゲーム作品が好きな仲間同士で集まりゲーム大会をするのも良いですし、食事をしながら作品のことを語り合うのも楽しそうですね。
また「平成〇年生まれ」「同じ都道府県出身」「〇〇好き」のような特定の共通項を持っているメンバーを集めて、ボーリングやビンゴなどのイベントも面白いでしょう。
歌うことが好きならば、カラオケオフ会というのも良いでしょう。このように、まずはオフ会のメインをどういうものにするのかを決めていきましょう。
もしメインを決定していないと会場、応募人数、手伝ってくれる人が何人必要なのかなどを決めにくくなります。
よってまずメインとなる目的を決めることで、ほかの項目も決めやすいです。
規模感としましては、小規模のオフ会と大規模なオフ会の二種類あります。
10人を超えるような規模ですと、それだけの人数で使用できる会場を探すのは当然ですが、出欠管理も必要になってきます。
「本当にこの人数で集まるのか疑問」
と感じた場合は、仮募集をすることを勧めます。
会場の規模を決める際の判断材料になります。
仮募集をする際は、必要最低限な情報としては、開催する時期や曜日、予算、地域などが目安として挙げられます。
そうでないと、せっかくの仮募集が参加人数の見通しとして役に立たなくなります。
具体的に言いますと「こういう内容のオフ会を、このぐらいの時期にやりたいと考えています。一人あたり予算がこのくらいでしたら、参加したいという方はいるでしょうか？」
というような内容で呼びかけをしてみるようにしましょう。この時点ではあくまで仮の募集ということを、明記するのを忘れないで下さい。
大体の参加者数の見通しが立ったら、次は参加者の応募方法です。
大きく分けますと「オープン型」と「クローズド型」の2種類が挙げられるでしょう。
オープン型
SNSなどに告知をして募集する方法です。
知らない方と出会える楽しみがあります。しかしその反面誰が来るか分からない不安感も生じます。
自分から一人ひとりに声を掛けない分、手間はかかりませんが、参加する方たちに安心してもらうためにも、ある程度の制約が必要になってくる場合があります。
クローズド型
知っている方限定で直接声をかけて募集するという方法です。
オフ会の当日会場にいるのは知っている方たちだけという安心感があるのは利点です。
逆に知らない方との出会いは少なくなります。
友人の友人までなど、参加者にほかに参加させたい方を紹介する方法を取ると幅が広がる可能性もあります。
会場を決めるようにする。
企画内容や参加する人数の検討がついた段階で、会場を決めていくようにしましょう。
飲食店でオフ会をする場合は、何人入れるのかを確認することが大切です。
特に参加者が7人となった場合は、テーブルが4人と3人に分かれないかどうかというのも重要な要点となってきます。
また、何人まで一緒のスペースで座れるのかという最大人数の確認も忘れないで下さい。
お店の方には、見込みの人数、場合によっては人数が前後することを伝えておきます。
そして何人まで増員できるのかの確認と、最終的な人数は何日前にはっきりさせればいいのかを確認しておくことも大切です。
会場を決めるようにする。
企画内容や参加する人数の検討がついた段階で、会場を決めていくようにしましょう。
飲食店でオフ会をする場合は、何人入れるのかを確認することが大切です。
特に参加者が7人となった場合は、テーブルが4人と3人に分かれないかどうかというのも重要な要点となってきます。
また、何人まで一緒のスペースで座れるのかという最大人数の確認も忘れないで下さい。
お店の方には、見込みの人数、場合によっては人数が前後することを伝えておきます。
そして何人まで増員できるのかの確認と、最終的な人数は何日前にはっきりさせればいいのかを確認しておくことも大切です。
1.周囲を気にせずにくつろぐことができる
レンタルスペースを利用する一番の利点は、周囲を気にせずに楽しめることです。
飲食店は色々とトラブルもつきものですが、完全貸し切りなレンタルスペースでしたら、周囲を気にする必要はないです。
また、レンタルスペースの中にはキッズスペース付きのレンタルスペースもありますので、子連れの参加者さんがいる場合でも対応ができます。
2.余裕を持った時間の設定ができる
飲食店を利用する場合は、2時間制などの制限がついていることが多いです。二次会の場所を押さえたり、時間に余裕がない、または移動の時間がもったいなかったりします。
その点、レンタルスペースは好きな時間を指定できますので、二次会の移動の負担もなく、ゆっくりと楽しむことができます。
3.非日常の空間を楽しむことができる
周囲を気にせずに楽しむためにも、自宅で開催するのも問題ないでしょうが、招く側には負担が大きいです。
特にオフ会ですと、初対面の方もいますので、自宅に招待するというのは勇気がいるでしょう。
レンタルスペースを利用することにより、自宅のようにくつろげる空間ですが、家主にだけ負担がかかることがありませんので安心です。
完全個室で、余計なものが無いので広々快適なのはゲームのオフ会に最適です。
居心地のいい空間作りはゲームのオフ会に最適です。
格安で利用できますので、長時間の利用でも安心です。
まとめ
ここからはQ&A方式で答えていきます。
1.オフ会で何がメインなのかを決めておく
2.規模感を決めていく
3.仮募集をして参加者人数を見立てる
1.周囲を気にせずにくつろぐことができる
2.余裕を持った時間の設定ができる
3.非日常の空間を楽しむことができる