会議のあり方が再検討されている中で、注目を集めている会議手法の一つとなってるのが「オフサイトミーティング」です。
今回はオフサイトミーティングのことを紹介します。
オフサイトミーティングについて
通常の会議は、社内の会議室で行われますが、オフサイトミーティングは会社から離れた場所で行われる会議です。
「気楽かつしっかりとした話をする」がコンセプトな、新しい会議手法です。
オフサイトミーティングの２つの利点
1.中断されにくいため、話し合いに集中できる
会社から離れた場所で会議を行うため、話し合いに集中しやすいのが利点です。
社内で会議をしていると電話や来客、他にも急ぎの対応が必要とされる業務の対応が元で、中断し流れを止めてしまいます。
加えて会議を中断していては、会議の質もメンバーの意欲も低下します。
その点、オフサイトミーティングは、中断されにくいため話し合いに集中できます。
2.仕事の疲れを癒すことができる
オフサイトミーティングに合わせ、旅行を行う企業がとても多いです。
土地ならではの食事を楽しんだり、観光地を巡るなど、リフレッシュの効果がとても高いです。
オフサイトミーティングの進め方について 事前準備編
1.ミーティングの目的や主題を決定する
まずは、オフサイトミーティングを開催するためにも、どういう目的でオフサイトミーティングを行うのか、どんな主題にするかについて話し合うのかを明確にします。
なお、オフサイトミーティングは参加している皆が意見やアイデアを出すことによりチームの課題を発見し、共有する目的や内容が向いています。
2.参加者を決め、テーマや目的を共有する
会議の目的やテーマが決定したら、それに合わせて参加者を選定します。
参加する人数の目安は、数人〜10人辺りが良いです。
また参加者が決定したら、会議の目的やテーマを共有します。
事前にどんなテーマなのかが分かっていることで、参加者が意見を出しやすくなります。
3.日時の決定、会場を決め、予約をする
参加者が決定した後は、日時や場所を決めていきます。
また会場を選ぶ際はアクセスが容易かどうか、必要な設備があるか、料金といった点も意識しましょう。
オフサイトミーティング当日の2つの要点について
1.ルールを決めて守る
オフサイトミーティングは自由に発言することができるため、話題からそれたり、収集がつきにくくなる可能性があるため、ルールを決めておきます。
2.活発な意見を交換できるように促す
参加者全員に意見を求め、活発に意見の交換ができるように促します。参加者に考える時間を与えることで、考えをまとめたり、会議内容の理解を深めることができます。
オフサイトミーティングの開催はレンタルスペースがおすすめです
オフサイトミーティングを開催する場所は色々ありますが、レンタルスペースがおすすめです。
ここからはレンタルスペースがおすすめな理由を紹介しますね。
1.必要な時だけレンタルスペースを使用できる
会議スペースを自前で持っていれば、好きな時に行えます。しかし会議をしない時は無駄なスペースを抱えることになります。
一方でレンタルスペースは必要な時のみに使うので、無駄な費用が発生しません、またメンテナンスが不要のため人件費を削減する効果も期待できます。
2.交通の便が良い場所で会議をすることができる
レンタルスペースは会議用の設備やサービスが充実しているのも利点です。
会議用の設備を買うための費用やメンテナンスが必要ですが、レンタルスペースの設備であれば低い費用で利用できます。
また必要に応じて使用できますので、費用の削減に繋がります。
3.会議に合ったレイアウトを選べる
会議の内容に最適な部屋を利用できるのも、レンタルスペースのメリットです。
レンタルスペースは、目的に合った部屋を探して利用することができます。
オフサイトミーティングの開催におすすめな渋谷のレンタルスペース
渋谷駅4分の場所にあるレンタルスペースです。
完全個室のレンタルスペースで、オフサイトミーティングの開催にも最適です。
ネット.ホワイトボード、プロジェクター、大型モニター、電源タップ、電源、テーブル、椅子、ネットなどの設備が無料で使えます。
またレイアウトの変更も可能です。
渋谷駅徒歩4分の場所にあるレンタルスペースです。
完全個室のレンタルスペースで、オフサイトミーティングの開催にも最適です。
ネット.ホワイトボード、プロジェクター、大型モニター、電源タップ、電源、テーブル、椅子、ネット、などの設備が無料で使えます。
またレイアウトの変更も可能です。
渋谷駅5分の場所にあるレンタルスペースです。
格安で使用可能なので、長い時間になっても安心です。
完全個室のレンタルスペースで、オフサイトミーティングの開催にも最適です。
ネット.ホワイトボード、プロジェクター、大型モニター、電源タップ、電源、テーブル、椅子、ネット、などの設備が無料で使えます。
またレイアウトの変更も可能です。
渋谷駅5分の場所にあるレンタルスペースです。
完全個室のレンタルスペースで、ビジネス交流会の開催にも最適です。
ネット.ホワイトボード、プロジェクター、大型モニター、電源タップ、電源、テーブル、椅子、ネット、などの設備が無料で使えます。
またレイアウトの変更も可能です。
まとめ
ここからはQ&A方式で答えていきます。
通常の会議は、社内の会議室で行われますが、オフサイトミーティングは会社から離れた場所で行われる会議です。
1.レンタルスペース 【モルディブ】
2.レンタルスペース マリブ
3.レンタルスペース 【KOMOREBI】
4.レンタルスペース 【HIDAMARI】
1.中断されにくいため、話し合いに集中できる
2.仕事の疲れを癒すことができる
