テレワークやリモート会議が増え、今、仕事場としてレンタルスペースや貸し会議室が注目されています。レンタルスペースとは、一定の時間を決められた料金で貸りられる多目的室のことで、その形態によって「貸し会議室」「レンタルキッチン」「スタジオ」「イベントスペース」「シェアオフィス」など様々な呼ばれ方をします。では実際にどのように借りて、どのように使えば良いのでしょうか？レンタルスペースの借り方から使い方までをご紹介します！
レンタルスペースを使うには、まず予約をしなければいけません。それは何となく分かるけど…それでは一体どのように、どこから予約すればいいのでしょうか？
レンタルスペースを予約するには、まず「レンタルスペースを取り扱うサイト」へアクセスする必要があります。「レンタルスペースを取り扱うサイト」には、自社のみのレンタルスペースを扱うサイトや、レンタルスペースを運営する人たちが自由に登録できるレンタルスペースが集約されたサイト（ポータルサイト）があります。お気に入りのレンタルスペースを見つければその運営会社のサイトで毎回選ぶのも良いですし、使いたい会場が見つからなければポータルサイトで探すと選択肢が広がります。
使いたいレンタルスペースが見つかったら予約をします。予約する前には利用規約をきちんと読み、今回の利用に適した会場かどうか必ず確認をします。利用者登録画面に従って情報を入力し予約します。支払いは前払いの会場が多いでしょう。即時承認制の会場では予約の後すぐ折り返しの連絡（メール等）があります。仮予約の場合は、予約の可否決定後、運営会社から連絡があります。
予約が完了したら、当日は時間内に利用ができるよう現地へ到着します。遅刻してもその分の料金は返ってこないことが多いので、予め場所をきちんと把握しておくことが大切です。時間厳守の会場が多いので、時間前に会場へ入らないよう気を付けます。また、スペース利用中も会場の使い方などの規約を順守して利用します。
会場によって異なりますが、格安レンタルスぺースでは後片づけや掃除など、会場を使用前のように元に戻してから退室になります。後片付けサービスのある会場もありますので、どんなサービスのあるレンタルスペースを求めているのか、予約前にきちんとチェックしましょう。
レンタルスペースの借り方・使い方が分かったところで、次はレンタルスペースを選ぶ際のチェックポイントについてお話したいと思います。
まずは当日の利用人数を把握します。広い会場の方が料金は高くなる傾向にありますが、料金をケチって人数ギリギリの定員の場所を選ぶと、当日「狭すぎた！」「人がすれ違う余裕が無かった」なんて事も起こりえますので、場合によっては少し広めの会場を選んだり、ゆとりをもって借りた方が無難です。
レンタルスペースを借りる時、何の目的で借りるかということはとても重要です。例えば、「鑑賞会をしたいのにテレビやプレーヤーががない」「オンライン会議がしたいのにインターネットが繋がらない」なんて事があれば本末転倒です。必ず、やりたい内容ができるスペースかどうか、確認が必要になります。
使いたいレンタルスペースがあっても、使いたい日時の予約が埋まってしまっていては使えません。まず日時が決まっている場合は、スペースの詳細を見る前に、使いたい日が空いているかどうか確認すると良いでしょう。
レンタルスペースの料金はピンキリです。駅周辺のスペースは、駅から離れた所にあるスペースより相場は高くなりますし、小さな会場よりも大きな会場のほうが料金は高くなります。まずは予算を決め、予算に近い会場を選ぶよう心がけます。また、オプション料金がかかったり設備レンタルが有料の会場もありますのでトータルでいくらになるのかチェックすることをオススメします！
レンタルスペースには、予約がすぐに決まる「即時予約」と、スペースのスタッフがチェックしてから利用の可否が決まる「仮予約」があります。すぐに使いたい時は即時予約のできる会場がおすすめです。
レンタルスペースはホテルや旅館のように、キャンセル料のかかる会場が多くあります。また、安いスペースでは「〇日前から〇円」という部分が１か月ほど前からかかる会場もあります。スペースを探す時は、キャンセル料も留意して場所を選ぶことが必要です。
レンタルスペースがどんな所で、どういう風に借りたり使ったら良いかお分かりいただけたでしょうか？まだあまりピンときていない方もいらっしゃるかもしれませんが、スペースの使い方は本当に多様で、ちょっとした着替えとか、荷物置き、休憩場所、宅飲み、パーティーなんかに使う人も居ます。是非自分なり、あなたなりの使い方を探してみて下さいね！