「オフ会で人を集めたいけどどうしたらいい？」
自分が参加したことがあっても、自分でオフ会を開くとなると何をしていいのか分からないですよね。
今回はオフ会での参加者の集め方や、募集の仕方などを紹介しますね。
オフ会はネット上で知り合った方たちが実際に現実で会い、交流することを言います。
普段はネット上の交流でも、趣味や共通の話題などで盛り上がることはできますが、実際に会ってみたい、より仲良くしたいと思う方もいるでしょう。
オフ会はオンラインで会っている方たちと仲を深めることができるでしょう。
まずは、オフ会の企画をする「目的」が何かを決めていきます。
同じゲーム作品が好きな仲間同士で集まり、ゲーム大会をするのも良いですし、ボウリングやカラオケなどの一般的な遊びも良いですね。
このように、まずはオフ会の主題を何にするのか決めていきます。
主題が決まらないと会場、募集人数、お手伝いをする人が何人必要なのかなど、他の事柄が決めにくくなります。
ゲーム大会を主題にするならモニターやゲーム機のある会場は必須になりますし、ボウリングやカラオケなどであれば、貸切スペースでなくても構わないでしょう。
まずは主題となる目的を決めることで、他の項目も決めやすくなります。
クローズド型
知っている人だけに直接声をかけて募集する方法です。当日の会場には知っている人だけが来るという安心感があります。
逆に知らない人との出会いは少なくなります。参加者に友人の友人までなど、参加者に他に参加したい人を紹介する方法をとると良いです。
オープン型
ネット上などで告知を出して募集する方法です。知らない人との出会いが楽しい反面、誰が来るのか分からないという不安感があります。
自分から声をかけて回らずに済む分の手間は少ないですが、安心して参加してもらうためにも、ある程度の制約が必要になる場合があります。
まず何人ほど参加者が集まるのかにより、どのようなオフ会になるのかが変わります。
最大数人程度が参加するオフ会であれば、友人との集まりや飲み会の延長といったイメージなので、オフ会であることを意識しなくても良いです。
また大規模なオフ会では、幹事に求められる役割が多くなりますので、慣れないうちはどれだけ多くても二十人くらいの参加者でオフ会を始めてみるのが良いでしょう。
オフ会では、出欠確認と参加人数に対する会場の確保はしっかりと行いましょう。
参加していない人の費用を参加者に負担させるのは良くありませんし、オンラインでしか繋がっていない場合ですとキャンセル料をもらうことが難しい事例が多いです。
最悪の場合だと、幹事がキャンセル料を負担する恐れがあります。
また参加人数が大幅に増えたことで会場が狭くなったり、入りきれずに参加が出来ない人がでてしまうリスクも考えられます。
快適な環境を維持するためにも、どんなタイミングで何人くらい参加するのかといった人数と会場の確認は行いましょう。
オフ会の進行において大切なことは、常に参加者全員の行動や表情を目を配る事です。
普段からオフラインで交流してるとはいっても、対面で会うとなれば現実の性格が出ます。中には会話が苦手な人もいます。
また参加者同士の話題が合わなかったり、会話に入れない人が出るといった事態は避けられないでしょう。
その場合はグループ替えや席替えを行い、場を動かすことができる幹事の責務でもあります。
レンタルスペースは、プロジェクター、大型テレビ、テーブルなどが完備されているレンタルスペースが増加しています。
よって鑑賞会が中心のオフ会を開催する際には最適です。またゲーム大会をしたい場合にも向いています。
wifiが通っているスペースも多く、他にもキッチン設備が利用できたりと、必要な備品からスペースを選ぶこともできますので、準備が少なくて済みます。
飲食店を利用する場合は時間制限がついている所が多く、二次会の場所を押さえておくなど、時間に余裕がなかったり移動する時間がもったいなかったりします。
一方、レンタルスペースは好きな時間を指定することができるので、二次会への移動の負担が無く、余裕を持って楽しむことができるでしょう。
池袋駅から徒歩4分の場所にあるレンタルスペースです。
完全個室なレンタルスペースで、オフ会の開催には最適です。
テーブル、椅子、wifi、電源、プロジェクター、モニター、テレビなどの設備が無料で使えます。
またレイアウトの変更も可能です。
まとめ
ここからはQ&A方式で答えていきます
1.オフ会の主題を何にするかを決める
2.参加者の募集方法について
3.参加者の規模について
1.設備が揃っている
2.好きな時間を指定できる