テレワークの普及に伴い、自宅などでSkype（スカイプ）会議を行う機会が急増しています。
今はまだだとしても、今後「Skype会議をしますので各自で準備をお願いします！」と
上司から突然言われるといった可能性もあります。
一番困るのは、クライアントからSkype会議の要請を受けた場合でしょう。
「やり方がわからないためこちらではできません」というのは、さすがに難しいです。
ところでみなさまは、Skype会議のやり方をご存知でしょうか？
こういった設定はなんとなく人任せにしてしまっていないでしょうか？
若手社員がセッティングしてくれるので自分では設定したことがない、という管理職の方も
実は少なくありません。
「今さら聞くに聞けない…」という方のために、今回はSkype会議のやり方を解説します！
突然の会議招集の際にも慌てることのないよう、事前にしっかりと準備しておきましょう。
Skype（スカイプ）とは？
Skypeとは、オペレーティングシステム「Windows」で有名な
マイクロソフト社が提供する無料の通話・チャットツールです。Macでも利用できます。
簡単にいえば、「パソコン版LINE」のようなものです。
ただしSkypeはLINEと比べると圧倒的にビジネスでの利用が多く、
中でも主に使われるのは「Web会議機能」です。
SkypeのWeb会議機能とは？
Skypeでは、インターネット環境を利用してパソコンのモニター越しに
いわゆる「テレビ電話」を行うことができます。公式には「ビデオ通話」と呼ばれます。
もちろん距離に関係なく、遠く離れた人とのやりとりも可能です。
このビデオ通話における音声や画面は1対1だけでなく複数人でも共有できるため、
これが「Web会議機能」として利用されているという仕組みです。
あくまで便宜上の呼び方であり、公式に「Web会議機能」と呼ばれているわけではないので
念のためご注意ください。
なお、画面は非表示にもできるため、音声のみのやりとりになることもあります。
この場合は「グループチャット」と呼ばれます。
Skypeはスマートフォンにも対応
SkypeはiPhone/Androidアプリが用意されているため
手元にパソコンがなかったり、パソコンでは別の作業をしたりしたいというときには
スマートフォンを介してビデオ通話を行うこともできます。
もちろんタブレットでの利用も可能です。
ただしこれは後述する「画面共有機能」の関係から、
「グループチャット」の場合のみモバイル端末でのご利用を推奨します。
Skypeは画面共有機能が便利
Skypeのビデオ通話では、1人の画面を全員で共有することが可能です。
例えばPowerPointやExcelの資料を全員で閲覧したいとき、全員がファイルを開く必要がなく
1人がファイルを開いてその画面を共有すれば、同じ箇所を全員で確認できます。
Skype会議ではしばしば用いられる主要機能のひとつです。
Skypeに関する基本的な説明は以上です。
ここからは、実際にSkypeをダウンロード、インストールするところまでを解説していきます。
Skypeのダウンロード/インストール
Skypeのダウンロード、インストールは無料でできますが、
マイクロソフトのアカウントを作成する必要があります（こちらも無料です）。
Skypeのダウンロード
Skypeは以下、Skype公式サイトのトップページからダウンロード可能です。
サイトにはスマートフォンアプリ用のQRコードも用意があります。
【公式サイト】Skype |無料通話とチャット用のコミュニケーションツール
Skypeのインストール
他のソフトウェアと同様の手順でパソコンへのインストールを行うと、
いくつかの設定画面が表示されます。表示用のアイコンなどは後から設定してもよいのですが
ここで確認しておいたほうがよいものもいくつかあるため、
重要なものをピックアップして解説していきます。
Microsoftアカウントの作成
インストール後に起動すると、Microsoftアカウントでのサインイン（ログイン）、
もしくは作成が求められます。
※総務部やITご担当者さまがすでにアカウントを作成されている可能性もあるので、
念のため確認しておくとよいかもしれません。
もし未作成ということが確認できれば、「サインインまたは作成」のボタンを押して、
画面に表示される手順にしたがって作成を行ってください。
音声テスト
サインインが完了すると、「オーディオをテストします」の項目で
音声の入力と出力を確認できます。
聞くのみであれば入力のみで問題ありませんが、
話すことがある場合は音声が正しく出力されるように動作確認をしてください。
※難しければ、事前に社内のヘルプデスクご担当者さまなどにご相談ください。
画面テスト
「ビデオをテストします」の項目で、相手に表示される画面を確認できます。
こちらも画面共有の際は必要になりますので、同様に動作確認をお願いします。
すべての設定が終了すると、初期画面に移動します。
ここからSkype会議の具体的な方法をご紹介していきます。
Skype会議の事前準備
Skype会議を行う際は、会議に参加する相手を事前に登録（召集）する必要があります。
LINEでいう「友だち」機能のようなものですね。
参加できる人数は？
Skype会議に参加できる人数は、2人（1対1）から最大50人です。
ただしよほどの緊急事態でない限り、50人という大人数でWeb会議を行うことはないでしょう。
相手を登録するには？
今回はパソコンでの方法を解説します。初期画面左上の検索窓をクリックしてください。
検索窓が「Skypeを検索」に切り替わりますので、直下の「ユーザー」をクリックします。
すると、登録したいユーザーを検索できるようになります。
ここで該当するユーザーを検索する情報には、下記があります。
- 名前
- メールアドレス
- 電話番号
- Skype名
上の3つはその名称どおりなのですが、「Skype名」は確認が必要なので解説を加えます。
Skype名とは？
Skype名とは、アカウントごとに割り当てられる固有の文字列です。
自動的に作成され、変更することはできません。
Skype名の確認方法
初期画面の左上にご自身のアイコンが表示される部分がありますが、
アイコンをクリックするとメニューが表示されるので、その中から「設定」をクリックします。
すると「アカウント&プロフィール」画面に遷移しますが、
右側、「SKYPEプロフィール」より「Skype名」を確認することができます。
ご自身の名前とSkype名は相手側も混乱されることが多いので、
相手から尋ねられた際に備えて確認方法を覚えておくとよいでしょう。
「名前（相手に表示される名前）」の変更方法
Skype名は変更できませんが、相手に表示される自分の名前は変更可能です。
現在の名前は初期画面左上、アイコンの右に表示されています。
先ほどと同様にアイコンをクリックしてメニューを表示し、
今回は「Skypeのプロフィール」をクリックします。
右側に現在の表示名、そしてその右にえんぴつのアイコンが表示されますので、
このマークをクリックすることで表示名の変更が可能です。
ちなみにこれがユーザー検索時の「名前」に該当します。
連絡先を追加する
先ほどのユーザー検索で相手を検索し、表示された相手に追加リクエストを送ると、
相手に通知が届きます。
相手がリクエストを「承諾」すると登録作業は完了です！
グループチャットを作成する
初期画面右側の「新しいチャット」をクリックするといくつかの選択肢が表示されますので、
「新しいグループチャット」を選択します。
グループチャットの名前を作成したのち、追加した連絡先から召集する相手を選ぶと
グループチャットが作成されます。
Web会議を開始する
グループチャットを作成すると、初期画面の右側が切り替わって
作成したグループチャットの画面になります。
画面右上の電話アイコンをクリックすることで音声チャットが可能になります。
また、電話アイコンのすぐ左にあるビデオカメラのアイコンをクリックすると、
ビデオチャットが可能です。
Skypeで画面を共有する
Skypeで画面を共有する場合、ビデオ通話を開始してから、
参加者の画面が見えるウインドウの下にある「四角が2つ重なったような」アイコンを
クリックします（「画面を共有」という文字も表示されます）。
すると、アイコンを押した人のパソコンの画面を全員で共有できるようになります。
※第三者に見られると困るファイルを開いていたり、
社内専用のソフトウェアを立ち上げていたりなどする場合は、
ファイルを閉じて、ソフトウェアは終了しておきましょう。
デスクトップ上のファイルにも要注意です！！！
以上です！
思ったより簡単だったのではないでしょうか。
テレワークにおける画面共有の課題
Skype会議では、しばしば画面共有を行う場面があります。
全員で同じファイルをそれぞれ開く必要がないので非常に便利です。
画面を共有している人がファイルを更新し、会議後に配布するといったことも可能です。
ただ、テレワークにおいてこの画面共有が逆に不便だという方がいらっしゃいます。
ノートパソコンでの視認性
会社であれば会議室の大きなモニターを使うことができますが、
テレワークで、会社から支給されたノートパソコンで画面共有をするのは
文字などが小さく見づらいという問題があります。
目が悪い方や老眼の方などは特に困りますよね。
あなたは外部モニターを持っていますか？
ノートパソコンを接続できるモニターをご自宅にお持ちの方は
おそらく少ないのではないでしょうか。
かといって、「文字が小さいのでモニターも支給してほしい」とは
現時点ではなかなか申し出ることが難しい状況です。
この場合、できればモニターを使える場所をテレワークの拠点として使えれば
Web会議もしやすくなるでしょう。
「たしかに便利だけど、そんなところあるの？」と思われるかもしれませんが、
実は、一部のレンタルスペース（貸し会議室）でモニターを無料レンタルできるのです！
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そこで今回は、大型モニターを無料レンタルできる貸し会議室として
都心で全12ヵ所のレンタルスペースを運営する「シーズスペース」をご紹介します。
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貸し会議室のほとんどは、大きな画面として「プロジェクター」を用意しています。
ですが、プロジェクターは設置と準備が大変ですし、
なによりお世辞にも見やすいとはいえません…。
シーズスペースでは全部屋に大型モニターを設置しており、
なんとオプション料金なし、無料でレンタルすることが可能です。
接続に必要なケーブルも一通り揃っています。
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シーズスペースのレンタルルームは新宿、渋谷、池袋、横浜の各駅から
ほとんどが徒歩5分圏内という好立地。
どの駅も都心の主要駅なのでアクセスは抜群です。
そして中には駅から徒歩30秒という駅至近のスペースもあるほか、
料金面では、1時間100円から利用できる破格のスペースもあります。
リピーター8割の満足度を誇る
シーズスペースで快適なSkype会議を！
シーズスペースはその高いコストパフォーマンスから、
リピーターが8割という業界屈指の満足度を誇るレンタルスペースです。
最近になってテレワークが急速に普及したことから、
実は今、レンタルスペースの利用も急激に増えています。
「大型モニターが無料で利用できて助かりました」というレビューもあるようです。
ぜひ一度、レンタルスペースでのテレワークをお試しください。
Web会議はもちろんのこと、集中して作業ができる快適さにきっと満足できることでしょう！
