ビジネスでチーム内でのコミュニケーションは大切です。そんなコミュニケーションの一つとして、最近注目されているのが「オフサイトミーティング」です。
しかし日本ではあまり耳慣れしていないでしょう。
今回の記事ではオフサイトミーティングのことを紹介します。
オフサイトミーティングは、会社の会議室から離れた場所や環境で行うミーティングや会議のことを言います。
違う雰囲気になることにより、従業員の本音を引き出すだけでなく、積極的な発言が苦手な方の緊張をほぐすこともできます。
オフサイトミーティングの分かりやすい悪い点は、費用がかかることです。
社内の任意の会議室にて行うミーティングとは違い、オフサイトミーティングは別途会場を押さえることが必要です。
また、会場までの交通費や宴会なども自社で持つことが多いので、参加人数によっては大きな費用がかかる可能性があります。
オフサイトミーティングを行う時は費用が高くなることを理解し、計画的にやりましょう。
参加者が自由に発言できるのがオフサイトミーティングの良い所です。しかし進行役や制限時間を設けないと意見がまとまらず時間の無駄になる可能性があります。
特に参加者同士が意見が対立したり、話が脱線した場合は、うまく進行ができないと時間だけが過ぎます。
ある程度の決まりがあれば円滑に話し合いを進められますので、事前に決めておくのが最適です。
オフサイトミーティングの良い点は、チームの団結力が高くなることです。
社内のミーティングとは違い、終始明るい雰囲気で意見交換ができるので、同僚や上司の考え方を理解しやすくなります。
立場を気にすることなく積極的な意見交換ができることにより、お互いの考えを尊重できるようになりチーム全体の団結力が高まることでしょう。
オフサイトミーティングは社内全体または他部署と合同で行われることが多いです。普段はあまり関わらない社員とも意見交換ができます。
間接的に関係がある社員とも積極的に意見の交換ができるので、普段のミーティングでは得ることができない刺激を得られるでしょう。
オフサイトミーティングを成功させる一番重要な事は目的を明確化させることです。
また有意義なミーティングを行うためにも、社外で行うミーティングの必要性や得られる効果などの明確な目的とゴールの設定が必要となってきます。
オフサイトミーティングは、通常会議と比較すると自由度が高いです。そのため話の展開が想像もつかない方向に進む可能性があります。
しかし、そういった想像がつかないことが起きての失敗はあまり気にしなくても大丈夫です。何が何でもすぐに成功や結果を求めなくても大丈夫です。
オフサイトミーティングは、できるなら必要最低限の人数で行うようにして下さい、もし人数が多くなってしまうと、どうしても意見を出せない人が出てきてしまいますので。フラットな意見を出せるオフサイトミーティングのメリットが失われてしまいます。
オフサイトミーティングの人数は10人以下を目安にしてください、また少人数でも発言が少ない人がいる場合は、つなぎ役がうまく話を振るようにしなければなりません。
オフサイトミーティングの開催場所は色々な候補がありますが、貸し会議室やレンタルスペースをおすすめします。
会議で役立つアイテムや環境が揃っていることや、ホワイトボードやプロジェクターなどの設備もレンタルできます。
横浜駅から徒歩2分、電源やWi-Fi、ホワイトボードやプロジェクターなど設備を備えたテラス、一面ブルーの壁が落ち着いた雰囲気を出しており、少人数のオフサイトミーティングの開催にも向いています。
横浜駅から徒歩5分、明るく開放感のある空間となっております。またレイアウトも変更可能で、チームごとで話し合いもできますので、オフサイトミーティングの開催にも向いています。
また500円から借りられますので、コストを押さえることができます。
横浜駅東口から徒歩約2分と好立地で、窓から指す自然な光により、小規模ながらも開放的な雰囲気があります。
またオフサイトミーティングに必要なホワイトボードや大型モニターなどの設備備品も全て無料で利用できますので、会議向きです。
まとめ
ここからはQ&A方式で答えていきます。
オフサイトミーティングは、会社の会議室から離れた場所や環境で行うミーティングや会議のことを言います。
オフサイトミーティングでおすすめなレンタルスペースは？
1.レンタルスペース テラス
2.レンタルスペース ワイナリー
3.レンタルスペースBASE
オフサイトミーティングを成功させる3つのポイントは？
1.目的を明確化する
2.失敗しても気にしない、問題点は改善する
3.少人数で行い、相手の意見や考えなどを否定をしない